Чи коли-небудь ви задавалися питанням, як вибрати програмне забезпечення для управління проектами, яке відповідає потребам вашої компанії? Не мучтеся більше! Остаточний довідник покупця для інструментів управління проектами тут.

\u200d

Ніколи не буває часу, коли вам не потрібно програмне забезпечення для управління проектами. Це один з найкращих способів планування, контролю та успішного запуску проектів у вашому бізнесі.

Але лише 23% компаній використовують засоби управління проектами — і невеликий відсоток з них ще не скористався ними.

Це тому, що більшість з них не використовує правильне рішення. Але якщо ви тут, ви готові прийняти правильне рішення та розуміти, на що звертати увагу при оцінці інструментів управління проектами.

Все починається з виявлення кроків, які вам слід вжити...

Що таке програмне забезпечення для управління проектами?

Програмне забезпечення для управління проектами відноситься до інструментів, якими компанії користуються для ефективного управління своїми проектами.

У кінцевому підсумку, це рішення, яке допомагає вам планувати, організувати та відстежувати проекти. Одночасно сприяє зручній співпраці між командами та зацікавленими сторонами.

Подумайте про це як про віртуальний простір, до якого можуть мати доступ учасники вашої команди під час роботи над поточним завданням. Тут люди можуть чітко визначити відповідальність та завдання, відстежувати прогрес проекту та розподіляти ресурси.

Але для кого це? Коротка відповідь: кожен. 

Працюючи над бізнес-проєктом, вам потрібно знати, які завдання, хто відповідає за що і т. д. Без платформи управління проектами ви не отримаєте цінних уявлень про те, як ваша команда працює.

Ось чому бізнеси та команди будь-якого розміру у будь-якій галузі використовують цей інструмент для оптимізації свого робочого процесу, починаючи від зайнятих маркетингових агенцій до повністю віддалених компаній.

Та яка справжня мета інструменту управління проектами?

\n

Як використовуються інструменти управління проектами?

Основна мета інструменту управління проектами - організувати ваш спосіб роботи та переконатися, що ваша команда залишається на шляху.

Але він також має кілька використань, включаючи:

• Забезпечення більшої видимості проекту: Допустимо, всі ваші відділи працюють над різними проектами одночасно. Але ви все це робите вручну. На певному етапі ви, ймовірно, втрачаєте трек своїх дій в кожному місці. З допомогою рішення для управління проектами ви уникаєте плутанини.  
• Ефективне управління ресурсами: Ресурси – це люди та обладнання, які вам потрібні для завершення проекту вчасно. Інструмент управління проектами допомагає вам ефективно розподілити їх, щоб ви могли завершити свої завдання в рамках бюджету. 
• Підготовка точних звітів: Ви можете переглядати дані в реальному часі через автоматично генеровані звіти або візуальні інформаційні панелі. Вони дуже корисні для відстеження вашого прогресу, виявлення потенційних перешкод та тримання під контролем робити. 
• Відстеження часу та персоналу: Через інструмент управління проектами ви чітко бачите, скільки часу кожен когось витрачає на завдання або хто вільний. Це допомагає вам точно рахувати своїм клієнтам, оскільки ви можете легко відзначити години, витрачені на кожну задачу. 

Тепер поглибимось у переваги інструменту управління проектами.

\n

Які переваги використання програмного забезпечення для управління проектами?

Програмне забезпечення для управління проектами має так багато переваг, що для їхнього переліку нам треба часу на все підрахування. Тому ми вирішили обмежитися лише головними перевагами інструменту управління проектами. 

Отже, правильне програмне забезпечення для управління проектами призводить до наступних переваг: 

• Краще планування проекту: Ми знаємо, що ви втомлені від використання електронних таблиць для планування ваших проектів. Ми теж! Інструмент управління проектами допомагає вам побудувати безшовний робочий процес, який відповідає можливостям вашої команди та надає вам глибоку видимість. 
• Автоматизовані завдання проекту: У проекті є багато повторюваних завдань, таких як призначення завдань, відстеження ресурсів та звітування стану. Ви можете сказати ‘пока-пока’ цій повторюваності, оскільки інструменти управління проектами автоматизують все та заощаджують вам більше часу. 
• \ Ось де програмне забезпечення для управління проектами найкраще сяє. Оскільки ви розміщуєте все в одній платформі, ви залишаєтеся більш зосередженими на проекті, ніж на відволіканнях. 
• Швидше завершення: У цьому швидкому середовищі ви не можете дозволити собі чекати повільних виконавців вашої команди на завершення завдання. Через управління завданнями та інші функції ви швидко бачите, що-небудь йде не так, тож ви можете змінити напрямок у разі потреби. 

‍

Ви все ще не вважаєте програмне забезпечення для управління проектами для вас? Ну, ця статистика може змінити вашу думку: 43% компаній, опитаних в 2022 році повідомили про значний зріст у використанні засобів співпраці, що означає швидший час доставки проекту. 

Якщо ви переконані, що вам потрібно таке рішення у своєму житті, подивімося, як ви обираєте правильне програмне забезпечення для управління проектам.

‍

‍

Як вибрати програмне забезпечення для управління проектами, яке відповідає вашим потребам

Mi’vi pokryli to, shcho takеje sistеma upravlinnja proektamy, jak її vikoristovuvati ta jaki pеrеваги vonа pokladе v sobі. Тепер давайте дізнаємося деталі щодо вибору правильного інструменту для вашого бізнесу.

Отже, вибір програмного забезпечення для управління проектами починається з цих п'яти кроків.

Крок №1: визначте свої потреби

Як Всесвіт, все починається з вибуху! У цьому випадку спробуйте спочатку зрозуміти потреби вашого проекту та команди. І визначте свої цілі.

Наприклад, вам потрібно рішення для управління проектами, оскільки ви хочете краще організувати свої робочі процеси.

Спробуйте знайти відповіді на наступні питання:

• Чому вам потрібна платформа для управління проектами?
• Які типи проектів ви зазвичай керуєте?
• Які критичні терміни та віхи проекту?
• Як ви зазвичай розподіляєте ресурси для ваших проектів?
• Чи вам потрібен інструмент для прогнозування проектування часів або відстеження часу?

Якщо ви застрягли, завжди корисно запитати штучний інтелект (AI) інструмент, наприклад ChatGPT, для генерації нових ідей.

Важливою ідеєю є те, що вам обов'язково потрібна мета, щоб усі залишались на одній сторінці, навіть коли вони втрачають поняття, чому цей проект має значення.

‍

Крок №2: Розумійте, які функції вам знадобляться

Програмні засоби управління проектами мають багато функцій - досить, щоб викликати біль у голові. Мабуть, тому ти перестав самостійно шукати та спробував знайти посібник купця, щоб тобі допомогли.

Ти потрапив за адресою. Ось основні функції, які визначать спосіб оцінки програмного забезпечення для управління проектами: 

• Інтеграції: Для вашого інструменту управління проектами важливо мати можливість інтегруватися безпосередньо в існуючі системи, як це робить Guru. Ця програма допомагає вам зосередитися на поточній задачі, доки ви швидко отримуєте відповіді, які вам потрібні. 
• Управління часом проекту: Ця функція допомагає вам відстежувати, як розвивається ваш план, від встановлення строків до коригування темпу. 
• Можливості відстеження часу: Одна з найважливіших функцій будь-якого інструменту управління проектами, тому не обходьтеся без неї. 
• Автоматизація: Інструменти управління проектами з функціями автоматизації мають позитивний вплив на бізнес і спрощують ваші операції. 

Ми можемо поговорити більше про ці функції пізніше, слідкуйте за оновленнями. 

Крок 3: Дослідіть різні платформи для управління проектами

Це повинно бути легко, чи не так? 

Тепер, коли ви знаєте, що шукаєте, знайти правильне рішення, яке відповідає вашим вимогам, - це легко. Проте, оскільки це такий важливий крок, ось декілька порад, як розпочати. 

‍

Спочатку досліджуйте свої варіанти. Здається, це очевидно, але ви не можете просто зупинитися на першому інструменті, який з'являється у Google. Вам потрібно бути ретельними у вашому дослідженні та вибрати інструмент, який найкраще підходить для вашого бізнесу. 

Секрет полягає в тому: 

• Читайте відгуки від реальних користувачів.
• Перевірте рейтинги на сайтах, таких як G2, TrustRadius та Capterra.
• Шукайте рекомендації від колег.
• Досліджуйте блоги від індустріальних експертів.

Потім порівняйте інструменти та побачте, який найкраще відповідає вашим потребам. 

Крок 4: Протестуйте програмне забезпечення

На цьому етапі ви скоротили списки до двох або трьох варіантів. Проте вам все ще потрібно знайти ТЕ одне. 

Саме для цього існує цей крок. Це включає в себе тестування вибраного вами програмного забезпечення для набуття практичного досвіду з його використання. Мета - побачити, наскільки добре кожний варіант відповідає вашим вимогам. 

Ви починаєте зі складання команди лідерів та менеджерів проектів, краще з різними ролями та відповідальністю. Диверсифікуючи свій пул персоналу, ви отримаєте кращі відгуки користувачів, оскільки це дозволить вам побачити сильні та слабкі сторони і легкість використання інструменту. 

Використовуйте його протягом певного періоду. Більшість рішень мають безкоштовні пробні версії або плани, які дозволяють вам їх перевірити. На цей час ваші колеги повинні використовувати інструмент для дослідження всього, що пропонує це програмне забезпечення.

‍

Після цього попросіть своїх членів команди висловити свою думку. Чи було інтерфейс користувача легким у використанні? Чи вирішувало це ваші проблеми? Чи є які-небудь обмеження, про які ви маєте знати? Чи працювали функції чату в реальному часі або обміну файлами так, як заплановано? 

Будь-який негативний чи позитивний коментар може допомогти вам вирішити, чи це правильний інструмент для вашого бізнесу чи ні. 

Крок №5: Врахуйте свій бюджет

Добре, ви знайшли ОДНОГО, і ви хочете його зараз. Ви готові придбати, але є одна невелика проблема. У вас зараз надто великі витрати. 

Ну добре, знову повертаємося до дошки. 

Важливо чітко визначити параметри вашого бюджету. Чи варто вкластися і зробити велику інвестицію? Або чи краще йти повільно? Крім того, вам потрібно подумати про додаткові витрати, такі як підписка або плата за обслуговування. 

Перш ніж кинутися у вир, розгляньте як миттєві, так і довготермінові витрати. Якщо ви маленька компанія або маєте обмежений бюджет, шукайте безкоштовні інструменти або плани за користувача.

З іншого боку, якщо ви велика корпорація з комплексними вимогами, вам може знадобитися індивідуально налаштована цінова пропозиція, підходить для вашої ​​організації. 

У висновку, дослідіть цінову модель інструмента та переконайтесь, що вона вписується у ваш бюджет. 

***

Вітання! 🎉 Ви готові зробити останній крок, який полягає в тому, щоб зробити свій остаточний вибір. 

‍

Але перш ніж ми покажемо вам найкращі інструменти управління проектами, які на даний момент доступні, давайте ще раз оглянемо ті «обов'язкові» функції. 

‍

Функції та можливості, на які слід звернути увагу при виборі програмного забезпечення для управління проектами

Як ви знаєте, кожен інструмент для управління проектами, що в даний час доступний на ринку, має кілька можливостей. Іноді навіть занадто багато, що ускладнює вибір того, що вам дійсно потрібно. 

Ось деякі можливості, на які варто звернути увагу: 

• Планування та скедулювання: Найкраще програмне забезпечення для управління проектами має дозволяти встановлювати цілі та віхи проекту, а також визначати завдання, строки виконання та залежності. Через попередження, сповіщення, розклади та календарі ви зможете тримати під контролем все процеси. 
• Співпраця команди: Внутрішні повідомлення, обмін файлами та інформаційні панелі команди. Всі роблять внесок в покращення комунікації та сприяють співпраці. Більше того, це надає ясність щодо того, де знаходиться ваш проект. 
• Управління ресурсами та документація: Таблиці не так ефективні у відстеженні всієї вашої інформації. З програмним засобом управління проектами у вас є всі дані, які вам потрібні в одному місці. Крім того, ви можете швидко та легко отримати до нього доступ у будь-який момент, коли вам це потрібно. 
• Інтеграції: Більшість програмного забезпечення для управління проектами інтегрується з вашими існуючими інструментами для підвищення продуктивності. Guru, наприклад, добре інтегрується з популярними додатками для управління проектами, такими як Monday.com, Airtable, Basecamp та Teamwork. Вам не потрібно увійти в окремий інструмент, щоб отримати миттєві відповіді. 
• Відстеження часу та бюджету: Кожен проект, незалежно від його розміру, має слід. Інструмент управління проектами допомагає вам відслідковувати та організовувати свої документи. Він забезпечує чіткий огляд вашої продуктивності, що означає, що ви можете слідкувати за часом та коштами, витраченими на кожен проект. 

Ще одна важлива ознака вашої компанії виокремлює функції інструменту управління проектами, яким він повинен бути.

Тепер ви готові прийняти обґрунтоване рішення. Тож давайте покажемо вам 10 найкращих систем управління проектами на 2024 рік.

\u200b

10 з Кращих Програмних Рішень Для Управління Проектами, На Які Варто Звернути Увагу

Зі світовим ринком програмного забезпечення для управління проектами, очікується, що до 2030 року буде перевищено $15,08 мільярдів,$15.08 мільярдів до 2030 року, не дивно, що наразі настільки багато інструментів управління проектами доступні. 

І хоча це може здатися величезним завданням, ми спростили ваші дослідження. Давайте розглянемо найкращі інструменти для управління проектами, на які варто звернути увагу.

\u200b

1. Asana

Asana — це популярний інструмент для управління проектами, якому довіряють в зв'язку з підключенням команд та робочих потоків до стратегічних ініціатив та бізнес-цілей.

Джерело: G2

\u200b

Він має можливості для управління проектами, які допоможуть вам впоратися з проектами від початку до кінця. За допомогою дошок канбану, списків справ, діаграм Ганта та графіків, Asana робить ваші процеси більш прозорими та гнучкими.

Більше того, він має автоматизацію, що заощаджує час, як от оновлення статусу. Однак ви отримаєте сповіщення тільки про роботу, яка є найважливішою для вас. Але ви зможете виміряти, скільки часу ви витрачаєте на проект за допомогою можливостей відстеження часу, щоб правильно спрогнозувати бюджет.

Guru також інтегрується з Asana — дивіться, яким чином тут. 

\u200b

2. Wrike

Wrike пропонує універсальний варіант програмного забезпечення для управління проектами, ідеальний для всієї вашої команди, незалежно від відділу. 

Джерело: Capterra

\n

У Wrike є спеціальні типи елементів, що дозволяють створити настраювальну бібліотеку для імітації вашого унікального процесу, термінології та методології. Ви також можете налаштувати його залежно від ролей, галузей та відділів. 

Більше того, цей інструмент допомагає вам керувати і належним чином розподіляти ваші ресурси, так що ви не марнуєте їх. Оскільки він зберігає ваші дані на одному місці, кожен член команди може отримати до них доступ, коли це потрібно. 

\n

Панель управління проектами Wrike також допомагає вам візуалізувати те, що потрібно вашій команді для успіху, збираючи плани, прогрес та аналітику в одному джерелі.

\n

3. ClickUp

ClickUp - це простий у використанні інструмент продуктивності, де великі або невеликі команди можуть планувати, організовувати та співпрацювати більш ефективно. 

Джерело: G2

\n

Цей інструмент управління проектами допомагає керувати новими проектами шляхом управління завданнями, дошками та чатами. Це дозволяє вам швидко переходити до будь-якого завдання або підзавдання — та налаштовувати його так, щоб ви бачили лише те, що цікавить вас на той час. 

Крім того, ClickUp також дає величезну можливість візуальної співпраці шляхом віртуальної дошки. Тут ви можете обговорювати, додавати нотатки та бачити всі ідеї вашої команди в одному місці, навіть якщо ви працюєте віддалено. 

За допомогою функції чату ви можете об'єднати комунікацію під одним дахом. Використовуйте його для обміну оновленнями або посиланнями на ресурси. 

4. Monday

Monday.com - це високоякісна платформа для управління проектами, відома своєю масштабованістю, гнучкістю та адаптованістю. 

Джерело: G2

\n

Це рішення не має абсолютної кривої навчання, оскільки ви можете перетягувати будь-який елемент, який вам подобається, щоб створити свій робочий процес. Робоче середовище інтуїтивно зрозуміле та гнучке, що означає, що воно масштабується разом із зростанням вашої компанії. 

Якщо ви не знаєте, звідки почати, у Monday є готові шаблони, які ви можете використати для початку. Це полегшує встановлення цілей та завдань, організацію роботи та обробку вашої продукції. 

І ви знаєте що? Monday інтегрується з Guru!

\n

5. Trello

Створіть ‘Hello’ для Trello, інструменту візуальної співпраці, який допомагає вам управляти проектами вашої команди та тримати все організовано. 

Джерело: G2

‍

Trello - це підходящий інструмент для підприємств будь-якого розміру і з різних галузей, оскільки ви можете налаштувати його під свій стиль роботи. Крім того, він має інтеграції з багатьма інструментами, включаючи Slack, Jira, Google Drive та інші. 

‍

Не потрібно ніякого навчання для роботи з Trello, оскільки він легко зрозумілий, а його функції інтуїтивно зрозумілі. Крім того, весь процес прозорий. Із Trello легко ділитися файлами з колегами, незалежно від їх місця перебування. 

6. Toggl Plan

Toggl Plan надає простий спосіб маркетинговим агентствам та командам будь-якого розміру керувати кількома проєктами одночасно. 

Джерело: G2

‍

Цей інструмент полегшує розподіл ресурсів та управління зберіганням файлів. З чітким уявленням про завантаженість вашої команди ви можете уникнути вигоряння та спланувати усі перешкоди. 

‍

У Toggl Plan також є персоналізовані види для всіх ваших команд. Це означає, що кожен отримує той вигляд, який він хоче та потребує, наприклад, проєкти з кодовими кольорами або огляд загального зображення. 

Крім того, цей інструмент забезпечує точність як у розрахунках, так і в оплаті, що робить операції вашого підприємства більш ефективними та надійними. 

7. Basecamp

Basecamp розуміє, що складно керувати декількома проєктами, термінами та клієнтами одночасно. Саме тому він створив платформу управління проєктами, ідеальну для невеликих команд, яка допомагає виконати роботу. 

Джерело: G2

‍

Він пропонує односторінкову інформаційну панель, де ви можете переглянути всі свої проєкти, завдання, призначення та терміни. Ви можете налаштувати її так, щоб вона виглядала як ваш дім за допомогою логотипу та кольорів вашої компанії; плюс кожен може налаштувати свою домашню сторінку так, як йому потрібно. 

‍

Функція керування Basecamp дозволяє вам бачити, які проєкти є на правильному шляху, а яким потрібна більша увага. 

Що ще,  Basecamp інтегрується з Guru, тому не забудьте перевірити це. 

8. Jira

Jira від Atlassian - це інструмент для відстеження завдань та проєктів, призначений для роботи над новими проєктами та досягнення їх у сфері реалізації. 

Джерело: Capterra

‍

Jira має автоматизовані робочі процеси, що дозволяють вам керувати кожним оновленням за допомогою сповіщень про прогрес завдань, коментарів та іншого. Це дозволяє вам безшовно з'єднувати команди, які створюють продукт, з тими, хто запускає його. 

‍

Крім того, ви можете додати будь-який шматок знань, який вам потрібен (документи, макети, люди), щоб ніколи не втрачати жодної критичної інформації. Якщо у вас закінчились ідеї, ви можете використовувати ШІ Jira, щоб добути цінні відомості з ваших даних, що призводить до швидшого прийняття рішень. 

9. Командна робота

Командна робота - це, звичайно ж, робота в команді. Цей інструмент управління проектами здатний керувати кожним аспектом вашого проекту від початку до кінця. 

Джерело: G2

‍

Це рішення спрощує відстеження часу, дозволяючи вам розуміти, як ви та ваші співробітники витрачаєте свій час. Воно точно оцінює, як довго займе проект і відстежує його, щоб ви могли залишатися в розкладі й швидко реєструвати клієнтів своєчасно.  

‍

Щодо управління ресурсами, Teamwork допомагає вам керувати роботою вашої команди в реальному часі. Оскільки ви отримуєте повну картину ємності вашої команди, ви можете уникнути заторів, легко перерозподіляючи задачі.

Teamwork інтегрується з Guru; подивіться.

10. Airtable

Airtable - це платформа для співпраці, яка використовується для створення додатків та надання командам можливості краще управляти їхніми найважливішими робочими процесами.  

Джерело: G2

‍

Airtable підтримує зв'язок вашої команди через користувацькі інтерфейси без коду. Він має будівельні блоки, які дозволяють вам перетягувати та розміщувати складові та створювати інтерфейси протягом хвилини. Таким чином, кожна людина може працювати так, як їй зручно. 

‍

Крім того, ви маєте дозволи, які дозволяють вам вирішувати, хто може мати доступ до чого. 

Airtable автоматизує більшість ваших процесів та рятує від безладу. З одним сповіщенням або багаторівневим робочим процесом ви можете тримати вашу команду під контролем постійно. 

Одним з популярних інтеграцій Airtable є з Guru. Подивіться, як це працює.

‍

Надано слово вам

Це все! Ви знаєте все, що можна знати про вибір програмного забезпечення для управління проектами. Якщо ми успішно спростили ваш процес вибору, наша робота тут завершена.

Але ви хочете надалі спрощувати управління проектами?

Використовуйте ваш новий інструмент для управління проектами разом з Guru, щоє 3-в-1 рішення, яке дає вам всі відповіді миттєво, незалежно від місця вашої роботи. З розумним пошуком ШІ ви отримаєте точні та надійні дані безпосередньо в інструментах вашої команди.  

Але Гуру робить набагато більше, ніж це — вам просто потрібно зареєструватися як новий користувач і переконатися в цьому самостійно.